1. Výběr destinace.
2. Stanovení termínu.
3. Vymezení účelu zahraničního pobytu (např. výuka, účast na konferenci, výzkum, školení atd.)
4. Určení způsobu financování (včetně předběžného souhlasu garanta příslušného zdroje financován, případně pozvání od hostitelské instituce, pořadatele konference apod.). Pozvání hostitelské instituce není podmínkou, je-li účelem pobytu výzkumná činnost a jedete-li do zahraničí samostatně bádat např. v univerzitní knihovně či v archivu, kam je přístup umožněn i bez takového pozvání.
5. Vyplnění Příkazu k zahraniční pracovní cestě: 
   • Řádek Místo konání - navštívíte-li v rámci jedné zahraniční pracovní cesty více destinací (byť v rámci jednoho státu), uveďte všechny destinace.
   • Řádky Jízdné hradí, Ubytování hradí, Stravné hradí a Nutné vedlejší výdaje hradí - uveďte konkrétní zdroj financování (grant, projekt), nikoliv pouze PF UK.
   • Řádek Návrh na určení dopravního prostředku – vyberte z následujících zkratek: A – autobus, L – letadlo, V – vlak (2. třída), SV – služební vozidlo (zpravidla pouze pro služební cesty vedení fakulty), SJ – spolujízda (cestujete-li vozem jiného zaměstnance, který má použití vozidla schválené v cestovním příkazu), VV – vlastní vozidlo (Vaše auto s náhradou poskytovanou zpravidla ve výši rovnající se ceně dopravy vlakem 2. třídy, resp. autobusem či letadlem, pouze výjimečně je možno schválit úhradu jízdních nákladů tzv. kilometrovným).
   • Řádek Návrh na určení dopravního prostředku – budete-li v rámci Vaší zahraniční pracovní cesty kombinovat více druhů dopravních prostředků (např. letadlo a vlak), vyberte v nabídce kolonky jeden z nich, a další dopište po vytištění cestovního příkazu.
6. Vytištěný a podepsaný Příkaz k zahraniční pracovní cestě je nezbytné odevzdat na ZO PF UK nejpozději 10 dní před plánovaným zahájením zahraniční pracovní cesty. Příkaz k zahraniční pracovní cestě musí být opatřen vaším podpisem, podpisem vašeho nadřízeného (u vedoucích kateder či pracovišť podepisuje děkan nebo nadřízený proděkan) a podpisem řešitele grantu či projektu, ze kterého je zahraniční cesta financována.
   
   Příkaz k zahraniční pracovní cestě, který zaměstnanec podá v době konání plánované zahraniční cesty či po návratu, nebude akceptován a zahraniční výjezd nebude uznán jako zahraniční pracovní cesta (s možnými pracovněprávními důsledky).
    
7. Informaci o schválení Příkazu k zahraniční pracovní cestě obdržíte e-mailem.
8. Po schválení příkazu je možné přistoupit k úhradě jízdenek/letenek a ubytování, popř. jiných nákladů (zpravidla konferenčního poplatku).

   1. Nákup letenek/jízdenek

      • Cestujete-li letadlem, lze proplatit pouze letenky v turistické třídě (Economy Class).

      • Cestujete-li vlakem, lze proplatit pouze částku odpovídající vlakové jízdence 2. třídy.

      • Cestujete-li vlastním vozidlem, lze proplatit pouze náklady ve výši odpovídající vlakové jízdence 2. třídy, popř. autobusové jízdence nebo letence v turistické třídě (podle cílové destinace).

   2. Ubytování v zahraničí

      • Náklady na ubytování během zahraniční pracovní cesty lze proplatit max. do výše čtyřnásobku základní denní sazby zahraničního stravného do dané zemi pro příslušný kalendářní rok za 1 noc.

      • Doporučujeme vždy, kdy je to možné, vybírat ubytování, které nevyžaduje platbu předem a které umožňuje zrušení rezervace bez poplatků.

9. Pokud žádáte v Příkazu k zahraniční pracovní cestě o vyplacení zálohy na cestu, lze si ji vybrat v hotovosti před odjezdem po domluvě na pokladně fakulty, popř. Vám bude poukázána na účet (v odůvodněných případech lze zálohově hradit předem i některé náklady cesty).
10. Pokud potřebujete do Příkazu k zahraniční pracovní cestě uvést další poznámky (např. v případě, že plánujete krátké přerušení pracovní cesty v zahraničí), uveďte je prosím rukou po vytištění cestovního příkazu do volného prostoru pod kolonku Žádám o zálohu.
11. Po skončení zahraniční pracovní cesty odevzdejte vyúčtování a závěrečnou zprávu na pokladně ekonomického oddělení PF UK.

Výše stravného po dobu zahraniční pracovní cesty je každoročně určena vyhláškou o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného.

Některé zahraniční mobility mohou podléhat výběrovým řízením konaným na PF UK a/nebo RUK. Výzvy k účasti ve výběrových řízeních najdete v Aktualitách na stránkách Zahraničí webových stránek PF UK, popř. jsou e-mailem přímo oslovována akademická či administrativní pracoviště PF UK.